PRIVACYVERKLARING

Dit is een privacyverklaring van de Haagse Zwemvereniging “ZWIP-DIE HAGHE COMBINATIE” (ZDHC). De secretaris van deze vereniging is tevens de Functionaris Gegevensbescherming van ZDHC, bereikbaar via secretaris@zdhc.nl.

Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens ZDHC verwerkt, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen er zijn getroffen om de verwerking rechtmatig, naar behoren en transparant te laten plaatsvinden geheel volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Persoonsgegevens die wij verwerken
ZDHC verwerkt uw persoonsgegevens wanneer u:

1.       lid of donateur wordt;

2.       zich inschrijft voor een door ons georganiseerd evenement;

3.       zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven;

4.       via het contactformulier contact met ons opneemt;

5.       de website (www.zdhc.nl) inlogt.

 Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verzamelen en bewaren:

1.       Voor- en achternaam;

2.       Adresgegevens;

3.       Emailadres;

4.       Relatienummer KNZB indien relevant;

5.       Telefoonnummer;

6.       Pasfoto (voor de spelerspas van de pololeden);

7.       Geboortedatum;

8.       Geslacht;

9.       Overige NAW-gegevens en interne registraties;

10.   Gegevens over bankmachtigingen;

11.   Gegevens voor debiteuren en crediteurenadministratie;

12.   Gegevens over Ooievaarspas;

13.   Gegevens over voorkeuren t.a.v. lestijden en/of zwembaden

14.   Gegevens over functies van functionarissen;

15.   Gegevens over diploma’s van leden en functionarissen (inclusief gegevens over instructeursopleidingen);

16.   Medische gegevens, indien u die zelf aan ons doorgeeft  en die van belang zijn voor uw en onze veiligheid;

17.   Andere gegevens die u doorgeeft;

18.   Gegevens over het lidmaatschap zelf;

19.   Datum VOG-verklaring van instructeurs

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

1.       Gegevens van personen jonger dan 16 jaar (ouders/voogd);

2.       Foto’s van onze activiteiten waarvoor u een lidmaatschap met onze vereniging bent aangegaan;

Het kan dus voorkomen dat u of uw kind op een foto op onze website, in de digitale nieuwsbrief staat.

Mocht u hier bezwaar tegen hebben dan kunt u een verzoek tot correctie indienen.

U kunt een dergelijk bezwaar richten aan secretaris@zdhc.nl ;

3.       Foto’s van overige activiteiten waarvoor u zich heeft aangemeld.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens
ZDHC verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

·         Inschrijven als lid van de vereniging en/of bij de Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB);

·         De leden-, financiële- en leerlingvolgsysteemadministratie te voeren;

·         Uitnodigen voor bijeenkomsten en andere doelen genoemd in ons huishoudelijk regelement;

·         Verzenden van onze nieuwsbrieven/informatie over het leszwemmen, wedstrijden en activiteiten;

·         U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;

·         U te informeren over wijzigingen van onze diensten;

·         Het beheren van de wachtlijst voor (jeugd)leden.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
ZDHC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk  gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht, zoals het financiële bewaartermijn  van 7 jaar en de bewaartermijn voor overige persoonlijke gegevens van 2 jaar.

Persoonsgegevens op de wachtlijst voor (jeugd)leden zullen verwijderd worden bij het aangaan van lidmaatschap of indien een plek op de wachtlijst niet langer gewenst is.

Foto’s van teams, wedstrijdmomenten, activiteiten en evenementen worden bewaard zolang deze actualiteit hebben, dan wel van historisch belang zijn.

Delen van persoonsgegevens met derden
ZDHC deelt uw persoonsgegevens met vrijwilligers alleen indien nodig voor de uitoefening van hun taken en met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. ZDHC blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast delen wij nooit persoonsgegevens met andere derden, zoals commerciële bedrijven en sponsoren. Dit zouden wij alleen doen met uw nadrukkelijke toestemming.

Wij verstrekken gegevens aan de volgende derden:

1.       Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB) c.q. Sportlink;

2.       Gemeente Den Haag voor gegevens over functionarissen;

3.       Gemeente Den Haag voor gegevens over Ooievaarspassen;

4.       All United voor financiële/ledenadministratie en website;                                                       

5.       Sportlink voor de pololeden (clubapp);

6.       Kamer van Koophandel voor gegevens van bestuursleden.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
ZDHC gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Indien u ingelogd bent bij Facebook, kan Facebook cookies op uw pc plaatsen die nodig zijn voor het liken van berichten en het updaten van uw status.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ZDHC en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretaris@zdhc.nl

We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

ZDHC wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Leden kunnen door in te loggen op hun persoonlijke pagina op onze website zelf bepaalde persoonsgegevens wijzigingen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
ZDHC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons via secretaris@zdhc.nl.

Beveiligingsmaatregelen
De activiteiten van de KNZB worden o.a. door Sportlink verzorgd.

Sportlink is zich als verwerker van persoonsgegevens zeer bewust van de noodzaak tot de beveiliging van de haar toevertrouwde gegevens.

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze beveiliging kunt u mailen naar security@sportlink.com of naar secretaris@zdhc.nl.

Voor de verwerkersovereenkomst van ZDHC met All United zie onderstaande link om deze te downloaden https://www.allunited.nl/algemene-voorwaarden/      
Voor de Verwerkersovereenkomst van de Reigers met de KNZB zie de bijlage verwerkersovereenkomsten.
Voor de Verwerkersovereenkomst van ZDHC met de KNZB zie de bijlage verwerkersovereenkomsten.

Wijziging van het privacy beleid 

ZDHC past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen.